Exercer comme sage-femme libérale, c’est aussi gérer sa comptabilité sage-femme libérale et assumer un double rôle, celui de professionnelle de santé et celui de cheffe d’entreprise. Entre les actes conventionnés, les séances de préparation à la naissance, le suivi gynécologique de prévention et les activités hors nomenclature, la frontière entre recettes imposables, charges déductibles et obligations déclaratives n’est pas toujours évidente.
La comptabilité sage-femme libérale obéit pourtant à des règles précises, différentes de celles des autres professions paramédicales, notamment en matière de caisse de retraite. Voici un guide complet pour comprendre votre régime fiscal, tenir vos documents obligatoires et sécuriser vos déclarations en 2026.
Comptabilité sage-femme libérale, guide complet 2026
Temps de lecture : ~10 min
- Quelles sont les obligations comptables d’une sage-femme libérale ?
- Micro-BNC ou déclaration contrôlée, quel régime fiscal pour une sage-femme libérale ?
- Recettes conventionnées, actes hors nomenclature et activités complémentaires
- Comment tenir son livre des recettes quand on est sage-femme libérale ?
- Quelles dépenses professionnelles une sage-femme libérale peut-elle déduire ?
- Cotisations sociales, Urssaf et CARCDSF, les spécificités de la profession
- La comptabilité d’une sage-femme remplaçante
- TVA et facturation électronique, ce qui change pour une sage-femme libérale
- Faut-il un comptable spécialisé quand on s’installe comme sage-femme libérale ?
- Sécuriser sa comptabilité de sage-femme libérale au quotidien
- Questions fréquentes sur la comptabilité sage-femme libérale
Quelles sont les obligations comptables d’une sage-femme libérale ?
Une comptabilité de trésorerie en BNC
Sur le plan fiscal, une sage-femme installée en libéral relève des bénéfices non commerciaux, les BNC. Cela signifie que son résultat professionnel est déterminé selon une comptabilité de trésorerie, c’est-à-dire en fonction des recettes effectivement encaissées et des dépenses effectivement payées au cours de l’année civile, et non en fonction des actes réalisés. Une consultation effectuée en décembre mais réglée en janvier appartient donc à l’exercice suivant.
Des démarches administratives à votre charge
L’exercice libéral implique que vous accomplissiez vous-même, ou par l’intermédiaire d’un professionnel, l’ensemble des démarches administratives, fiscales et sociales liées à votre activité, comme le rappelle le Conseil national de l’Ordre des sages-femmes dans ses pages consacrées aux formalités d’installation en libéral. Concrètement, cela recouvre l’immatriculation, l’enregistrement des recettes, la conservation des pièces justificatives, le suivi des dépenses professionnelles, les déclarations fiscales annuelles et le paiement des cotisations sociales.
Le niveau d’exigence comptable dépend ensuite du régime fiscal retenu. Le micro-BNC se limite pour l’essentiel à un livre des recettes, tandis que la déclaration contrôlée impose un livre-journal des recettes et des dépenses ainsi qu’un registre des immobilisations et des amortissements. Dans les deux cas, l’ouverture d’un compte bancaire dédié à l’activité reste fortement recommandée pour séparer les flux personnels des flux professionnels et fiabiliser les rapprochements.
Micro-BNC ou déclaration contrôlée, quel régime fiscal pour une sage-femme libérale ?
Le régime fiscal sage-femme libérale se joue entre deux options, le micro-BNC et la déclaration contrôlée. Le choix ne dépend pas uniquement du montant des recettes, mais surtout du niveau réel des charges supportées.
Le fonctionnement du micro-BNC
Le micro-BNC s’applique lorsque les recettes annuelles restent sous le plafond prévu par la réglementation, seuil qui doit être vérifié chaque année auprès de la Direction générale des Finances publiques. Son principe est simple, vous déclarez vos recettes encaissées sur la déclaration complémentaire 2042-C-PRO et l’administration applique un abattement forfaitaire de 34 % censé représenter vos frais professionnels. Aucune charge réelle n’est déduite ligne par ligne, et la déclaration 2035 n’est en principe pas exigée.
Ce régime convient bien à une sage-femme remplaçante sans local, sans matériel lourd et avec peu de frais fixes. Il devient en revanche pénalisant dès que les dépenses professionnelles réelles dépassent durablement 34 % des recettes, ce qui arrive vite en cas de loyer de cabinet, de véhicule utilisé pour les visites à domicile ou d’investissement en matériel d’échographie.
Le fonctionnement de la déclaration contrôlée
La déclaration contrôlée repose sur la réalité des chiffres. Le bénéfice imposable correspond aux recettes encaissées diminuées des dépenses professionnelles réellement payées. Elle suppose une comptabilité de trésorerie structurée, la tenue d’un livre-journal, le suivi des immobilisations et des amortissements, puis le dépôt d’une déclaration 2035 sage-femme dont le résultat est reporté sur la déclaration personnelle de revenus.
Ce régime demande plus de rigueur, mais il permet de déduire l’intégralité des charges justifiées et d’amortir les équipements durables. Pour une sage-femme installée avec un cabinet, une patientèle fixe et des déplacements fréquents, il est très souvent plus favorable.
| Critère | Micro-BNC | Déclaration contrôlée |
|---|---|---|
| Calcul du résultat | Recettes moins abattement forfaitaire de 34 % | Recettes moins dépenses réelles justifiées |
| Suivi comptable | Livre des recettes | Livre-journal, registre des immobilisations |
| Déduction des charges réelles | Non | Oui |
| Déclaration annuelle | 2042-C-PRO | 2035 puis report sur la déclaration de revenus |
| Amortissement du matériel | Impossible | Possible |
| Profil adapté | Charges faibles, remplacements | Charges élevées, cabinet installé |
| Complexité administrative | Faible | Plus importante |
Bon à savoir
Le choix du régime n’est jamais définitif. Un passage du micro-BNC à la déclaration contrôlée se décide en fonction de l’évolution de vos charges, de vos projets d’investissement et de votre situation familiale, autant d’éléments qu’une simulation chiffrée permet d’objectiver avant l’échéance déclarative.
Recettes conventionnées, actes hors nomenclature et activités complémentaires
C’est l’une des particularités les plus mal maîtrisées de la comptabilité d’une sage-femme libérale. Vos encaissements ne proviennent pas d’une source unique. Il y a les honoraires conventionnés télétransmis à l’Assurance maladie, les parts complémentaires réglées par les mutuelles, les participations patientes, mais aussi les prestations hors nomenclature qui ne relèvent d’aucun remboursement.
Les séances de préparation à la naissance et à la parentalité, le suivi gynécologique de prévention, la rééducation périnéale ou le suivi post-natal entrent dans le champ conventionnel lorsqu’ils respectent la nomenclature applicable. En revanche, des ateliers de yoga prénatal, des cours de portage, des conférences, des formations animées auprès de confrères ou la vente de produits ne constituent pas des actes de soins au sens fiscal. Ces recettes doivent être identifiées séparément dans votre livre des recettes, car leur traitement n’est pas le même, notamment au regard de la TVA.
Un suivi analytique par nature de recette présente un double intérêt. Il sécurise vos déclarations en cas de contrôle et il vous permet de savoir quelles activités contribuent réellement à votre revenu net, une fois les charges et les cotisations déduites. C’est exactement la logique que nous appliquons chez Doctocompta avec un tableau de bord par type d’activité, détaillé sur notre page dédiée aux sages-femmes.
Comment tenir son livre des recettes quand on est sage-femme libérale ?
Le livre des recettes constitue le socle de toute comptabilité libérale, y compris au micro-BNC. Il retrace, dans l’ordre chronologique, l’ensemble des encaissements professionnels de l’année.
Pour être conforme, chaque écriture du livre des recettes doit comporter un minimum d’informations précises.
- La date d’encaissement réelle des fonds, et non la date de l’acte.
- Le montant perçu, détaillé par nature de prestation lorsque l’activité est mixte.
- L’identité du payeur, patiente, organisme d’assurance maladie, mutuelle ou consoeur en cas de rétrocession.
- Le mode de règlement, virement, carte, chèque ou espèces.
- La référence de la facture ou de la pièce justificative correspondante.
Les virements de l’Assurance maladie étant globalisés, il est indispensable de rapprocher les bordereaux de télétransmission des sommes effectivement créditées sur le compte bancaire dédié. C’est à ce stade que se détectent les rejets, les indus et les écarts de paiement, trop souvent découverts plusieurs mois après coup.
Quelles dépenses professionnelles une sage-femme libérale peut-elle déduire ?
Principes généraux des dépenses déductibles
Sous déclaration contrôlée, une dépense est déductible lorsqu’elle est engagée dans l’intérêt direct de l’activité, justifiée par une facture ou un document probant, effectivement payée sur l’exercice et raisonnable au regard du volume d’activité. Les charges déductibles d’une sage-femme libérale recouvrent le loyer et les charges du cabinet, les redevances de collaboration, les consommables et le petit matériel médical, les logiciels de gestion et de télétransmission, l’assurance responsabilité civile professionnelle, les cotisations ordinales et syndicales, les frais bancaires, la téléphonie et l’internet professionnels, la formation continue, les honoraires d’expert-comptable et les frais de communication professionnelle.
Frais de déplacement et immobilisations
Les frais de déplacement professionnels occupent une place particulière dans cette profession où les visites à domicile, les sorties de maternité et les suivis post-natals représentent une part importante de l’activité. Vous pouvez opter pour la déduction des frais réels de véhicule ou pour le barème des indemnités kilométriques, à condition de tenir un relevé fiable de vos trajets professionnels. Le matériel durable et coûteux, comme un échographe, un fauteuil d’examen ou un véhicule, ne se déduit pas immédiatement. Il est inscrit au registre des immobilisations puis amorti sur sa durée d’utilisation.
Cotisations sociales, Urssaf et CARCDSF, les spécificités de la profession
Fonctionnement des cotisations sociales
Les cotisations sociales d’une sage-femme libérale se déclarent auprès de l’Urssaf, qui assure le calcul et le recouvrement des cotisations maladie, allocations familiales, CSG et CRDS. Elles sont d’abord appelées à titre provisionnel sur la base d’un revenu estimé ou du revenu de l’année précédente, puis régularisées lorsque le revenu définitif est connu. C’est précisément ce décalage qui provoque les régularisations inattendues en cas de forte progression d’activité, un scénario que nous abordons en détail sur notre page consacrée à la peur des erreurs Urssaf et impôts.
Retraite et spécificités de la CARCDSF
La différence majeure avec les autres professions paramédicales concerne la retraite. Une sage-femme libérale ne relève ni de la CARPIMKO, caisse des infirmiers et kinésithérapeutes, ni de la CARMF des médecins, mais de la CARCDSF, la caisse autonome de retraite des chirurgiens-dentistes et des sages-femmes. Elle y cotise au régime de base, au régime complémentaire et, pour les professionnelles conventionnées, au régime des prestations complémentaires de vieillesse dont une partie est prise en charge par l’Assurance maladie au titre du conventionnement. Anticiper ces appels de cotisations dans un prévisionnel de trésorerie évite bien des mauvaises surprises en fin d’exercice.
À retenir
Une sage-femme conventionnée bénéficie d’une prise en charge partielle de certaines cotisations par l’Assurance maladie, avantage perdu en cas de déconventionnement. Cet élément doit être intégré dans toute réflexion sur l’organisation de votre activité.
La comptabilité d’une sage-femme remplaçante
Une sage-femme remplaçante exerce en toute indépendance, même si elle travaille dans le cabinet d’une consoeur. Elle encaisse les honoraires des actes réalisés et reverse une rétrocession d’honoraires à la titulaire, ou perçoit une rétrocession selon le mode de facturation retenu dans le contrat de remplacement. Les sommes rétrocédées doivent être clairement identifiées, car elles ne constituent pas un bénéfice. Nous détaillons ce mécanisme sur notre page consacrée à la rétrocession d’honoraires.
La remplaçante doit déclarer son activité à l’Urssaf dès le début de ses remplacements, tenir une comptabilité dès le premier euro encaissé, conserver ses contrats de remplacement et documenter ses dépenses, en particulier ses frais de déplacement, de formation, de matériel et d’assurance. Si elle relève de la déclaration contrôlée, elle dépose elle aussi une déclaration 2035. Au micro-BNC, ses recettes sont portées sur la 2042-C-PRO après application de l’abattement forfaitaire.
TVA et facturation électronique, ce qui change pour une sage-femme libérale
Les actes de soins à la personne réalisés par les professionnels de santé sont exonérés de TVA lorsqu’ils remplissent les conditions prévues par la réglementation. Cette exonération ne signifie pas pour autant que vous êtes totalement en dehors du champ de la TVA. Le Conseil national de l’Ordre des sages-femmes souligne qu’une professionnelle exerçant en libéral peut être considérée comme assujettie à la TVA même lorsque ses actes de soins sont exonérés.
Cette nuance prend tout son sens pour les activités annexes non thérapeutiques, ateliers de bien-être, yoga prénatal, formations rémunérées ou ventes de produits. Au-delà du seuil de franchise applicable, ces recettes peuvent devenir imposables à la TVA, avec les obligations de facturation et de déclaration correspondantes. Dans le même esprit, la réforme de la facturation électronique impose d’anticiper le choix d’une plateforme de dématérialisation partenaire lorsque vous réalisez des opérations avec des clients professionnels, le calendrier et le périmètre devant être vérifiés auprès des sources administratives officielles.
Faut-il un comptable spécialisé quand on s’installe comme sage-femme libérale ?
Rien ne vous oblige légalement à confier votre comptabilité à un expert-comptable. La question est plutôt celle du rapport entre le temps passé, le risque d’erreur et la valeur du conseil obtenu. Un accompagnement se justifie particulièrement lors d’une première installation, d’un passage du micro-BNC à la déclaration contrôlée, d’un investissement important, d’une association en cabinet, d’un développement d’activités hors nomenclature ou d’une embauche.
Un expert-comptable spécialisé en profession de santé libérale connaît la nomenclature, les rétrocessions, les appels de la CARCDSF et les règles propres aux activités mixtes. Il ne se contente pas de produire une déclaration 2035, il vous indique en cours d’année combien vous pouvez réellement vous verser, ce que nous expliquons sur notre page combien je gagne en libéral. Les logiciels comme Tiime, Pennylane ou Indy automatisent la saisie, mais ils n’arbitrent pas un choix de régime fiscal ni une stratégie de cotisations. Si vous préparez votre installation ou votre sortie du salariat, nos pages consacrées à lancer son activité en libéral et à quitter le salariat pour le libéral détaillent les étapes à respecter.
Sécuriser sa comptabilité de sage-femme libérale au quotidien
Maîtriser sa comptabilité de sage-femme libérale repose sur quelques réflexes simples, un compte bancaire dédié, un livre des recettes tenu à jour, une distinction nette entre recettes conventionnées et activités hors nomenclature, une anticipation des cotisations Urssaf et CARCDSF, et un choix de régime fiscal fondé sur vos charges réelles plutôt que sur une règle générale.
Les seuils, barèmes et obligations de facturation électronique évoluant régulièrement, il reste indispensable de les vérifier chaque année auprès des sources officielles. Pour faire le point sur votre situation, vous pouvez prendre rendez-vous avec notre équipe.
FAQ – Questions fréquentes sur la comptabilité sage-femme libérale
Peut-on cumuler un poste salarié en maternité et une activité libérale ?
Oui, le cumul est possible et fréquent en début de carrière. Les revenus salariés et les bénéfices non commerciaux sont alors déclarés séparément, chacun selon ses propres règles, et les cotisations sociales sont appelées par deux organismes distincts. Ce cumul a des conséquences sur votre taux d’imposition global, il mérite donc une simulation avant de s’engager.
Que se passe-t-il si mes recettes dépassent le plafond du micro-BNC ?
Un dépassement entraîne, selon les règles en vigueur et la durée du dépassement, le basculement vers la déclaration contrôlée. Il faut alors mettre en place un livre-journal complet, un registre des immobilisations et produire une déclaration 2035. Mieux vaut préparer cette transition en amont plutôt que de la découvrir au moment de la déclaration.
Combien de temps faut-il conserver ses pièces justificatives ?
Les factures, relevés bancaires, bordereaux de télétransmission et contrats doivent être conservés pendant toute la durée au cours de laquelle l’administration peut exercer son droit de contrôle. La numérisation systématique des justificatifs, dès leur réception, reste la méthode la plus sûre pour éviter les pertes.
Quelle différence entre collaboration et remplacement pour la comptabilité ?
En remplacement, vous exercez à la place de la titulaire et le partage d’honoraires s’organise autour d’une rétrocession. En collaboration, vous développez votre propre patientèle au sein du cabinet et versez une redevance en contrepartie de la mise à disposition des locaux et du matériel. Cette redevance constitue une charge déductible sous déclaration contrôlée.
Faut-il un logiciel de comptabilité agréé pour une sage-femme libérale ?
Aucun logiciel n’est imposé, mais l’outil retenu doit permettre une tenue chronologique et inaltérable des recettes, l’archivage des justificatifs et, à terme, la gestion de la facturation électronique. La compatibilité avec votre logiciel de télétransmission et le respect des règles de sécurité des données de santé sont deux critères de sélection prioritaires.